個人情報の取扱いについて

１．個人情報の利用目的

• 弊社の通常業務で想定される利用目的は以下の通りです。
• 顧客管理業務
• 補装具についてご案内の発送
• アフターサービスの提供
• 家族等への連絡
• 公的機関への見積提出
• 公的機関への補装具費用請求
• 新製品研究開発の基本資料

２．個人情報の開示

個人情報の開示はご本人様及び、その代理人が行う事が出来ます。
＜手続き＞

受付先

株式会社メディックス　個人情報管理責任者

提出書類

①本人の場合
　申請用紙及び、運転免許証、戸籍抄本等、本人を特定可能な書類のコピー
②代理人の場合
　上記本人の場合に加えて、
　1)法定代理人の場合　
　　法定代理権が有る事を証明可能な書類のコピー（戸籍謄本、健康保険証等）
　　及び、未成年者又は、成年被後見人の法定代理人で有る事を証明可能な書類のコピー
　　（運転免許証、パスポート等）
　2)委任による代理人の場合
　　委任状及び、本人の印鑑証明書

受付方法

郵送もしくは持参　申請書はこちら

受け渡し方法

直接手渡しもしくは、書留にて郵送（送料別途）

手数料支払い方法

現金もしくは郵便振り込み

開示申請手数料

1000円

３．個人情報取り扱い窓口

個人情報取り扱い窓口は、個人情報管理責任者となっております。苦情、お問い合わせ等をお申し出下さい。

個人情報保護方針

１．個人情報に関する法令及び規範の遵守

個人情報に関する法律及び、法令の遵守。

２．個人情報の安全管理

個人情報について、漏洩、消失、改ざん等に対し適切な安全処置を講ずる。

３．個人情報の収集・利用・提供

個人情報の収集・利用・提供について個人情報保護規定を制定し、利用目的に添った範囲内にて運用する事を遵守する。

４．個人情報保護の継続的改善

適切な個人情報保護管理体制を維持するため、個人情報保護規定及び、社内教育を継続的に改善、更新する。

個人情報保護規定

第１条　個人情報の定義

個人情報とは、以下の事を指す。

個人情報

特定の個人を識別可能な情報（生存者に限る）

個人データ

検索可能な個人情報

保有個人データ

６ヶ月以上保有し、更新・訂正が可能な個人データ

第２条　本規定の目的

本規定は”個人情報の保護の法律”に基づき、個人情報の適正な取り扱いを行う事を目的とし、社内規定を定める。

第３条　個人情報管理責任者の設置

個人情報管理責任者を設置し、個人情報の保護に関する事柄について担当する。従業員は個人情報管理責任者の指示に従い、個人情報の安全管理に勤めなければならない。

第４条　個人情報における利用目的の特定及び制限

予め利用目的を出来る限り特定し、その利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を取り扱う。利用目的を超えて個人情報を利用してはならない。
下記に弊社の利用目的を示す。

＜利用目的＞

• 顧客管理業務
• ＤＭ発送
• アフターサービスの提供
• 家族等への連絡
• 公的機関への見積提出
• 公的機関への補装具費用請求
• 新製品研究開発の基本資料

第５条　個人情報における利用目的の通知

個人情報は適正な方法で収得し、収得時に本人に対して利用目的の通知を行う。
利用目的の変更時も同様に通知を行う。

＜通知方法＞

• ホームページに記載
• 本人から直接入手の場合、その場で書面にて通知

＜利用目的の変更時＞

• ホームページに記載

第６条　個人情報の適正な取得・正確性の確保

偽り、その他不正な手段による個人情報の取得を禁ずる。
個人情報は正確性及び、最新性を維持しなくてはならない。

＜取得方法＞

• 本人から直接口答にて入手
• 本人から直接記載にて入手
• 病院カルテの転記

＜最新性の維持＞

• 最新情報を入手した場合、速やかに更新の事。

第７条　安全管理措置及び、従業員の監督

個人情報管理責任者は個人情報取り扱い従業員を監督し、安全管理を実施する。

＜安全管理処置＞

1. （１）個人情報管理責任者の選定
   代表取締役社長が任命する。
2. （２）守秘義務の設定
   義肢装具士は義肢装具士法によって守秘義務があるが、これを一般従業員にも適用する。
3. （３）社員教育の実施
   年１回、社内講習会を実施する。
4. （４）個人情報に対する取扱規則
   1. １）オーダー標ファイルの社外持ち出しを禁止する。
   2. ２）不要となったオーダー標はシュレッダーにて廃棄する。
   3. ３）オーダー標のコピーはシュレッダーにて廃棄する。
5. （５）保有個人データ（電子情報）に対する取扱規則
   1. １）保有個人データについてあらゆるメディア、コンピュータにダウンロードを禁止する。
      但しバックアップ用を除く。
   2. ２）保有個人データを有するコンピュータを限定する。
      ME１、ME２、ME３、ME４、ME５
   3. ３）保有個人データについてアクセス権を設定する。
      アクセス権所有者；役員、義肢装具士、事務室員
   4. ４）保有個人データを有していたコンピュータ及び、メディアを廃棄する場合は、ハードディスク及び、メディアを破壊する事。

第８条　個人情報の第三者提供

予め本人の同意を得ていない場合、個人情報は第三者へ提供してはならない。
弊社の第三者提供先を下記に示す。

＜第三者提供＞

• 保険会社への提供
• 福祉事務所への提供
• 労働基準局への提供

第９条　保有個人データに関する事項の公表

保有個人データは、利用目的等を本人の知り得る状態に置く。公表方法及び、内容を下記に定める。

＜公表方法＞

• ホームページに記載
• 要求に応じて書面にて通知

＜公表内容＞

個人情報取り扱い事業者名称

株式会社メディックス

全ての保有個人データの利用目的

第４条＜利用目的＞参照

開示申請の方法

申請用紙にて申請（詳細第１２条参照）

開示申請手数料

1000円

苦情処理の窓口

個人情報管理責任者

第１０条　本人からの求めによる保有個人データの開示

本人及び、その代理人からの要求に応じて開示を行う。

＜開示要求可能な代理人＞

• 本人が委任した代理人
• 未成年者又は、成年被後見人の法廷代理人

＜開示方法＞

• 書面にて開示

第１１条　訂正及び利用停止

本人の要求に応じて適正であると認められた場合、訂正及び利用を停止する。その判断は承認者が行う。

＜承認者＞

• 役員及び、個人情報管理責任者

１２条　開示等の求めに応じる手続き及び手数料

＜手続き＞

提出先

株式会社メディックス　個人情報管理責任者

提出書類

①本人の場合　
申請用紙及び、運転免許証戸籍抄本等、本人を特定可能な書類のコピー
②代理人の場合
上記本人の場合に加えて、
　1)法定代理人の場合
　　法定代理権が有る事を証明可能な書類のコピー（戸籍謄本、
　　健康保険証等）及び、未成年者又は、成年被後見人の法定代理人で
　　有る事を証明可能な書類のコピー（運転免許証、パスポート等）
　2)委任による代理人の場合
　　委任状及び、本人の印鑑証明書

受付方法

郵送もしくは持参

受け渡し方法

直接手渡しもしくは、書留にて郵送

本人又は代理人の確認方法

運転免許証コピー又は戸籍抄本の提出。
代理人の場合、代理人と証明可能な物の写し

手数料支払い方法

現金もしくは郵便振り込み

第１３条　理由の説明、苦情処理

本人が要求した保有個人データの開示・訂正・利用停止等を行わない場合、理由を説明する。

＜説明方法＞

• 書面にて説明

＜苦情処理＞

• 苦情処理窓口の設置　　個人情報管理責任者